Eine klare englische E-Mail besteht aus vier einfachen Teilen: einer Betreffzeile (subject line), einer Begrüßung (greeting), der Nachricht (message) (meist mit einer klaren Bitte) und einer Verabschiedung (sign-off). Wenn Sie diese vier Punkte richtig angehen, wirken Sie in jedem Posteingang professionell. Dieser Leitfaden liefert Ihnen natürliche Formulierungen für jeden Bereich – von locker bis formell – und zeigt Ihnen, welche kleinen Fehler Sie vermeiden sollten.
Betreffzeilen und Begrüßungen
Halten Sie den Betreff kurz und konkret. "Question about Friday's meeting" ist immer besser als ein einfaches "Hi" oder "Important!" – der Empfänger sollte schon vor dem Öffnen wissen, worum es geht.
Wählen Sie dann eine passende Begrüßung für Ihren Empfänger:
| Begrüßung | Stilebene |
|---|---|
| Hi Ana, | Standard im Arbeitsalltag (ja, "Hi" gilt heute als professionell) |
| Hello team, | Wenn Sie an eine Gruppe schreiben |
| Dear Ms. Chen, | Formell oder bei Erstkontakt |
| To whom it may concern, | Letzter Ausweg, wenn Sie keinen Namen haben |
Einleitungssätze
Eine kurze, freundliche Zeile vor Ihrem eigentlichen Anliegen ist im Englischen völlig normal – halten Sie sie jedoch kurz.
| Formulierung | Tonfall |
|---|---|
| I hope you're doing well. | Sicherer Standard |
| Hope your week's going well. | Herzlich, etwas lockerer |
| I'm writing about... | Direkt auf den Punkt (ebenfalls völlig in Ordnung) |
"I hope this email finds you well" ist mittlerweile zu einer ziemlichen Floskel geworden – im Netz macht man sich sogar darüber lustig. Es ist nicht falsch, aber eine Abwandlung ("Hope you had a good weekend") oder der direkte Einstieg ins Thema klingt frischer und persönlicher.
Ihr Anliegen klar formulieren
Die meisten E-Mails werden geschrieben, um um eine bestimmte Sache zu bitten. Drücken Sie dies klar aus und nennen Sie, falls vorhanden, eine Frist.
| Formulierung | Verwendung |
|---|---|
| I'm writing to ask... | Um Ihr Anliegen vorzubringen |
| Could you send me the file by Friday? | Eine klare Bitte mit Frist |
| Just following up on my email from Monday. | Höfliches Nachfassen |
| Let me know if you have any questions. | Ein freundlicher Abschluss der Bitte |
"Just following up" ist die Formulierung, die Sie sich merken sollten. Es ist der höfliche Standardweg, um an eine Antwort zu erinnern, ohne aufdringlich zu wirken – das funktioniert bei Kollegen genauso wie bei Unternehmen.
Anhänge und Stilebene
Wenn Sie eine Datei anhängen, klingt "I've attached the report" sehr natürlich. Manchmal liest man auch das sehr formelle "Please find attached" – das kann man zwar verstehen, man muss es aber nicht selbst schreiben, da es oft steif wirkt.
Heben Sie sich SMS-Abkürzungen für Kurznachrichten auf. "u," "thx," "gonna" und das kleingeschriebene "asap" wirken im Berufsalltag zu salopp. Einige wenige Großbuchstaben-Abkürzungen sind in professionellen E-Mails jedoch akzeptiert: FYI (for your information / zur Info), ASAP (as soon as possible / so schnell wie möglich), EOD (end of day / bis zum Ende des Arbeitstages). Unser Leitfaden zu SMS-Abkürzungen sortiert die bürotauglichen von den restlichen aus.
Verabschiedungen
Ihre Schlussformel sollte zum Grad der Förmlichkeit der E-Mail passen. Hier ist eine einfache Übersicht von universell bis spezifisch:
| Verabschiedung | Verwendung |
|---|---|
| Best, / Best regards, | Sichere Standardformeln für fast alles |
| Kind regards, | Formell (etwas häufiger im britischen Englisch) |
| Thanks, / Thanks so much, | Wenn Sie um etwas bitten |
| Cheers, | Locker (eher in Großbritannien und Australien üblich) |
Fügen Sie anschließend Ihren Namen hinzu. Für eine erste E-Mail an eine fremde Person ist "Best regards" nie verkehrt.
Hier ist dieselbe kurze Nachricht einmal locker und einmal formell, damit Sie den Unterschied spüren können:
| Locker | Formell |
|---|---|
| Hi Ana, Quick one — can you send Friday's notes? Thanks so much! Best, Sam | Dear Ms. Chen, I'm writing to ask whether you could send me the notes from Friday's meeting. Kind regards, Sam |
Lernen Sie weiter Englisch
E-Mails sind der Ort, an dem Ihr geschriebenes Englisch wahrgenommen wird. Ein paar verlässliche Phrasen bringen Sie daher schon sehr weit. Üben Sie diese Einleitungen, Bitten und Verabschiedungen in der Pretalk-App und festigen Sie die Grammatik, die Ihre Sätze fehlerfrei hält, mit unseren kostenlosen Englisch-Grammatik-Leitfäden.
